Para empezar, considero pertinente desmitificar la idea que a veces se tiene acerca de «escribir bien». Ello va más allá de escribir correctamente, utilizando las normas gramaticales y ortográficas vigentes; además, no implica expresarse como los literatos al crear sus obras. Escribir bien consiste en lograr el propósito comunicativo propuesto; es decir, significa redactar textos que cumplan los objetivos comunicativos para los que han sido elaborados.

¿Por qué es necesario «escribir bien» en el ámbito laboral?

Según El libro del español correcto, el autor de un texto escribe para conseguir un propósito comunicativo determinado. En la medida en que ese objetivo se haya conseguido, el texto habrá resultado más o menos eficaz. Por ejemplo, en el ámbito laboral, escribimos textos cuya finalidad es funcional: instruir, informar, explicar, solicitar, convencer, entre otros propósitos.

A continuación, sustentaré brevemente por qué resulta necesario expresarse eficazmente en las interacciones comunicativas dentro y fuera de una organización. Para ello, utilizaré como argumentos algunos planteamientos de dos reconocidos autores:

En primer lugar, el experto español Daniel Cassany afirma que la comunicación escrita resulta fundamental para la consecución eficaz de la meta de la organización. Añade que cualquier avance o estorbo al respecto tiene incidencia directa en el proceso organizativo global.

Asimismo, según el autor, la mejora de la comunicación escrita externa e interna incrementa la calidad de servicio y de organización de la empresa. A manera de ejemplo, explica que una respuesta cordial satisface a un cliente y consolida la confianza que ya ha depositado en la empresa. Agrega que una normativa ordenada y clara facilita la comprensión y la aplicación de las instrucciones; además, reduce el riesgo de error y el tiempo de aplicación de la norma.

Por otro lado, la experta española Estrella Montolío sostiene que la escritura profesional se realiza para desempeñar con éxito las tareas laborales. También indica que la escritura hoy en día ha tomado una importancia vital. Para argumentar esta afirmación, indica que escribimos más que nunca, en más ámbitos profesionales, a cualquier hora del día, individualmente y también de manera colectiva, en todo tipo de soportes tecnológicos, con propósitos diversos, para destinatarios muy variados (personales y profesionales; individuales y masivos).

Además, de acuerdo con la autora, nuestra escritura nos representa, así que es nuestra imagen. Por ello, señala que no podemos pensar: «Yo escribo cualquier cosa y ya está», ya que la persona que nos lea va a hacerse una imagen de nosotros a partir de nuestro texto. A modo de ejemplo, plantea que todos hemos tenido la experiencia de recibir un correo electrónico de alguien a quien no conocemos, de la organización o de fuera de la organización, y hacernos una idea, positiva o negativa, de dicha persona a partir de su comunicación escrita.

En el siguiente apartado, empezaré a explicar cómo se pueden expresar eficazmente las ideas en un documento al comunicarse por escrito en el ámbito laboral. Para ello, presentaré un método basado en una tendencia actual en comunicación a nivel mundial: el lenguaje claro. La International Plain Language Federation, que promueve con organizaciones y personas los beneficios públicos del lenguaje sencillo, define así dicha manera de expresarse:

El lenguaje claro tiene que ver con priorizar al lector: descubrir qué quiere saber, qué información necesita y ayudarle a alcanzar sus objetivos. La meta es que cualquiera pueda entender un documento escrito en lenguaje claro la primera vez que lo lee.

El método de la comunicación clara

Ese sistema eficaz, que se aplica a cualquier tipo de documentos, ha sido propuesto por los expertos españoles Estrella Montolío y Mario Tascón, y se ha desarrollado en su libro El derecho a entender. Según los autores, la comunicación clara significa transmitir de forma fácil, directa, transparente, simple y eficaz información relevante para las personas y adaptada a sus particularidades.

Montolío y Tascón afirman que, al aplicar la comunicación clara, se incrementa la eficacia de las empresas. Además, sostienen que en este método lo que se busca es una escritura eficaz. Para ello, en la fuente mencionada, se centran en explicar cómo lograr que los documentos estén escritos de forma clara, sencilla, correcta y comprensible. En esta colaboración, explicaré en qué consiste el primer paso de dicho método:

Paso 1. Planificar y estructurar el documento

En un artículo anterior, había explicado que toda persona que va a redactar un documento debe necesariamente considerar las siguientes etapas: la planificación, la composición y la revisión. En dicha colaboración, escribí sobre la planificación como primera etapa en el proceso de redacción.

Como mencioné en aquella oportunidad, según El libro del español correcto, en la planificación se debe formular el propósito que se persigue al redactar. Asimismo, se debe definir el tema, recopilar la información necesaria y seleccionar los datos pertinentes para lograr su intención comunicativa. También se debe considerar el tiempo que se tiene para redactar.

De acuerdo con Montolío y Tascón, ese primer paso es crucial para lograr claridad, y ayuda a estructurar y ordenar los contenidos del documento. Además, agregan que la persona/el cliente (el destinatario) es el centro de este trabajo; es para quien se hace y es quien debe entender el texto que se va a redactar.

Por tanto, los autores recomiendan pensar, antes de escribir, en los lectores de los documentos que se van a redactar. Para ello, se deben considerar aspectos como los siguientes:

  • ¿Qué quieres contarles?
  • ¿Cómo quieres que respondan?
  • ¿Qué quieres que hagan con esa información?
  • ¿Qué desean esas personas y qué necesitan?
  • ¿Mejorará tu texto con imágenes?, ¿y con video?

En ese mismo sentido, Cassany plantea que, al iniciar un buen proceso de redacción, se debe analizar la situación comunicativa en la que actuará el texto: ¿Quién lo leerá?, ¿qué se quiere conseguir (cuál es el propósito comunicativo)?, ¿cómo es el lector?, ¿qué sabe este del tema?, etc.

Por otro lado, Montolío y Tascón afirman que escribir para un destinatario específico condiciona la información que transmitimos y la manera de hacerlo. Por ello, recomiendan tener cuidado con el vocabulario que se elija, el tono y el estilo de redacción. En resumen, antes de escribir, es necesario ponerse en el lugar del destinatario del documento, empatizar con él/ella.

Secuencia básica para planificar y estructurar el documento

1.1 ¿Qué información debes incluir en el documento?

Para determinar qué contenido es necesario considerar en un documento, Montolío y Tascón señalan que es preciso considerar su finalidad, es decir, su objetivo final: ¿qué queremos conseguir al escribirlo? Además, es importante tener en cuenta qué se requiere que haga el destinatario cuando haya leído la información que se le proporciona en el texto.

Asimismo, añaden que, antes de escribir, puede ayudar desarrollar una lluvia de ideas, una lista de temas o plantearse preguntas básicas; así se verá globalmente la información y se podrá eliminar lo que sobra. También sugieren elaborar una lista de los contenidos que se quieren incluir en el documento y priorizarlos eligiendo aquellos más importantes, urgentes y factibles.

En esa misma línea, Cassany, recomienda concentrarse al principio en el contenido del texto. El autor propone que, para generar ideas sobre el tema, algunas técnicas útiles son concentrarse durante unos minutos en el tema y escribir todo lo que se nos ocurra, hacerse preguntas sobre el tema, etc. Además, para organizar esas ideas, se pueden elaborar listas, grupos y clasificaciones de información, mapas mentales, esquemas de numeración decimal, etc.

1.2 ¿Cuántas partes debe tener el documento?

A modo de ejemplo, Montolío y Tascón precisan que no se articula de la misma manera un correo electrónico en respuesta a una pregunta concreta que un informe. Por ello, señalan que el número de apartados en un documento sencillo dependerá del tipo de texto que se esté redactando.

Por otro lado, para definir cuántas partes conformarán el documento, indican que primero se debe determinar qué temas o ideas se necesita incluir en el texto. Luego, se deben agrupar las ideas relacionadas; de esta manera, cada grupo de contenidos vinculados es una parte del documento. A continuación, se deben ordenar las partes que van a conformar el cuerpo del escrito.

1.3 ¿Cómo se pueden organizar las partes del documento?

Montolío y Tascón sostienen que la estructura prototípica o modelo de cualquier documento básico contiene tres elementos. Para explicar ello, presentan este listado en su libro El derecho a entender:

  • 1.3.1 Introducción
    Función: Se ofrece un contexto de lectura del documento.
    Contenido: Se explica en qué consiste el texto, qué valor y propósito tiene, y cómo está organizado.

  • 1.3.2 Cuerpo
    Función: Se presenta el contenido del documento.
    Contenido: Se desarrollan las ideas y temas que se han identificado en el apartado 1.1, en el orden que se ha establecido en 1.2.

  • 1.3.3 Conclusión
    Función: Se cierra el documento para asegurar su eficacia.
    Contenido: Se sintetizan las ideas principales; se concreta lo que se le pide al receptor del documento; se describen los pasos siguientes.

1.4 ¿Cómo se pueden diseñar párrafos eficaces en el cuerpo del documento?

En un artículo anterior, expliqué cuáles son las características que deben poseer los párrafos para que resulten eficaces; además, brindé recomendaciones para elaborarlos. Para ello, me basé en los aportes de Montolío presentados en el Manual de escritura académica y profesional.

En su libro El derecho a entender, Montolío y Tascón sostienen que, para que el destinatario pueda interpretar correctamente el texto, se deben construir párrafos eficaces mediante estas pautas:

  • 1.4.1 Dedica un párrafo para cada tema
    Desarrolla cada idea nueva en un punto y aparte.

  • 1.4.2 Vigila la extensión
    Unas 150 palabras por párrafo es una buena referencia, aunque, en formato digital, incluso menos.

  • 1.4.3 Utiliza conectores para enlazar párrafos
    En español contamos con una gran variedad de expresiones conectivas que resultan muy útiles para proporcionar cohesión al texto. En un artículo anterior, escribí acerca de los marcadores textuales, basándome en las clasificaciones más extendidas en el ámbito académico.

  • 1.4.4 Cuida la estructura interna del párrafo
    Empieza con una oración que introduzca el tema, añade un breve desarrollo y enlaza con las ideas del párrafo siguiente.

Cabe añadir que, si desean conocer qué errores frecuentes se deben evitar al elaborar párrafos en un texto, según los aportes de Cassany, pueden revisar el contenido de este enlace.

Queda pendiente seguir presentando los pasos del método de la comunicación clara. Por ello, me comprometo a escribir sobre dichas pautas en mis siguientes artículos. Me despido hasta una próxima oportunidad.