En este artículo, empezaré a presentarles pautas para escribir textos funcionales eficaces. Cabe precisar que dichos escritos, en palabras de la experta española Estrella Montolío, son textos cuya finalidad es funcional: demostrar nuestro conocimiento sobre un tema, explicar un proceso, elaborar un contrato, informar de unas condiciones, mostrar el funcionamiento de algún mecanismo, etc.

Montolío y el experto español Mario Tascón, en su libro El derecho a entender, afirman que uno de los requisitos para desarrollar una comunicación clara en el ámbito laboral es conocer con rigor los mecanismos discursivos, estructuras y elementos de la exposición, la argumentación y la instrucción. Ellos diferencian tres tipos principales de textos según su finalidad:

  1. Expositivos: tienen como objetivo prioritario informar (p. ej.: informe, memorando, oficio, comunicado, etc.).
  2. Argumentativos: pretenden convencer o persuadir (p. ej.: solicitud, reclamo, artículo de opinión, ensayo, reseña, etc.).
  3. Instructivos: se proponen mostrar cómo se hace algo. Están orientados a motivar una acción del lector (p. ej.: manual, guía, reglamento, estatuto, bases, etc.).

En esta oportunidad, les presentaré consejos para escribir instrucciones y recomendaciones claras y precisas en el ámbito laboral. Estas indicaciones permiten realizar el trabajo con la calidad deseada y sin errores. Ello ayuda a mejorar el desempeño del colaborador y, en consecuencia, lograr los objetivos de la empresa. Por el contrario, una indicación confusa dificulta el desarrollo de las tareas, poniendo en riesgo la culminación de la labor en el plazo establecido.

Características de un texto instructivo

Un texto instructivo (TI) presenta un conjunto de órdenes o de recomendaciones para realizar una actividad específica. Estas indicaciones en algunos TI conforman una secuencia organizada de pasos que deben seguirse uno a continuación del otro. Es el caso, por ejemplo, de las guías de uso. Sin embargo, en otros TI dichas indicaciones no necesariamente deben realizarse en un orden temporal determinado (primero esto, luego lo otro). Ello se evidencia, por ejemplo, en los reglamentos.

De acuerdo con el Manual de escritura académica y profesional, en un TI alguien que posee un saber (emisor experto) instruye a alguien (receptor lego) que desconoce, total o parcialmente, cómo hacer algo (el procedimiento). Según dicha fuente, los TI le permiten acceder a un conocimiento específico a un lector que desconoce el procedimiento para llevar a cabo una tarea.

El experto español Daniel Cassany, en su libro Afilar el lapicero, precisa que un tipo particular de instrucciones son los procedimientos. Estos fijan el funcionamiento de toda una empresa o institución, o regulan una actividad. Algunos ejemplos son las leyes, los reglamentos, las normativas o los estatutos, comunes en el lenguaje administrativo y el jurídico.

De otra parte, en su libro Reparar la escritura el autor ofrece pautas básicas para redactar un TI:

  • Determina el objetivo: qué quieres que haga el lector.
  • Divide la acción en etapas. Identifica cuántas hay.
  • Ordena las instrucciones lógica o cronológicamente.
  • Usa el mismo tipo de lenguaje para escribir cada una.
  • Comprueba que se comprenda cada una.

Consejos para escribir instrucciones y recomendaciones claras y precisas

En su libro Afilar el lapicero, Cassany brinda una primera orientación acerca de la perspectiva que se debe asumir al formular indicaciones:

La mejor manera de escribir instrucciones es meterse en la piel del usuario, de la persona que las leerá. Ello nos puede hacer entender su «mirada».

A continuación, se presentan sus otros consejos para escribir instrucciones y recomendaciones:

  • Ponle título a cada grupo de instrucciones. Este puede ser el objetivo (instalar un programa en la PC), el producto final (presupuesto del proyecto) o el tema (reglas de etiqueta en la oficina). El título permite referirse a las instrucciones en otros puntos del texto.
  • Elige los términos más adecuados. Estos deben ser precisos y también sencillos para que el lector pueda comprenderlos. Además, se deben evitar las formulaciones ambiguas y confusas.
  • Selecciona la forma verbal adecuada. Es mejor emplear el modo verbal imperativo, que expresa mandato o exhortación, usando los tratamientos de tú (p. ej., evita los términos) o usted (p. ej., evite). Así nos dirigimos directamente al lector. El imperativo es más claro que la impersonalidad (p. ej., se responde) o el infinitivo (p. ej., responder). Respecto del tratamiento (tú o usted), en el Manual de escritura se señala que ello dependerá del grado de formalidad del texto.
  • Empieza con el verbo. Iniciar cada instrucción con el verbo hace más clara la redacción. Lo primero que ve el lector, al principio de cada línea, es lo que debe hacer.
  • Evita las negaciones, siempre que sea posible. Estas son más difíciles de comprender que las afirmaciones. Es mejor formular las instrucciones de manera afirmativa, si es factible.
  • Elimina las repeticiones. Se debe evitar reiterar las indicaciones. Es mejor resumirlas.
  • Homogeneidad. Conviene mantener en todas las instrucciones la forma de redactar elegida. Por ejemplo, es un error iniciar con un sustantivo -como aquí, con homogeneidad- si en el resto de instrucciones se utiliza un verbo conjugado. Sería mejor decir Escribe instrucciones homogéneas.

Por otro lado, en el Manual de escritura se indica que la cantidad de información expresada depende del procedimiento que se detalla y de su finalidad. Asimismo, se debe considerar el grado de conocimiento del lector acerca del tema. Es decir, si escribimos instrucciones para alguien que tiene una noción previa del procedimiento, es posible reducir la cantidad de información expresada.

De otra parte, desde el campo del diseño instruccional también se pueden recoger aportes sobre este tema. A continuación, se presentan consejos recopilados del documento Recomendaciones para la redacción de instrucciones, elaborado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID):

  • Escribe instrucciones breves y concisas que guíen al lector en la ejecución de la tarea. Evita lucir innecesariamente tu competencia discursiva al escribir las indicaciones.
  • Escribe instrucciones sencillas en cuanto a su formulación. Por ejemplo, puedes utilizar oraciones cuyos elementos se organicen de la siguiente manera:

Verbo en modo imperativo + Objeto sobre el que recae la acción + Información complementaria.

Elabora + un informe de la experiencia, + que contenga los siguientes elementos: objetivo de la iniciativa, localización, actores involucrados y resultados.

  • Si en una instrucción es indispensable resaltar términos o elementos para que se comprenda mejor, usa recursos como color, subrayado, distinto tipo de letra, etc.

Responde el ejercicio de autoevaluación al concluir todas las actividades de la semana, ya que se evalúan las capacidades desarrolladas en la totalidad del trabajo.

  • Si al escribir la instrucción consideras que el lector debe recibir información adicional sobre algún aspecto, es preferible colocar ese dato como una nota aparte. Así evitarás sobrecargar la indicación; además, propiciarás la lectura fluida del texto.

Consulta los requisitos de publicación establecidos por 3 revistas indexadas especializadas en el tema de tu investigación.

Nota: una revista indexada es una publicación periódica de investigación que denota alta calidad y ha sido listada en alguna base de datos, índice o repertorio de consulta mundial.

  • Utiliza los signos de puntuación adecuadamente. Por ejemplo, una coma mal puesta o no colocada podría confundir al lector cuando lea las indicaciones al ejecutar una tarea.
  • Revisa las instrucciones para verificar que se comprenden. Si es posible, pídele a alguien que las lea para que analice si son claras y precisas.

Si desean complementar estas pautas con algunos consejos para escribir oraciones de manera eficiente, pueden leer mi artículo anterior.

Recursos gramaticales para escribir instrucciones y recomendaciones

En el Manual de escritura, se señala que las expresiones lingüísticas más frecuentes para formular indicaciones son las siguientes (se ha destacado con negrita cada recurso gramatical utilizado):

El verbo en modo imperativo (recurso más recomendable).

Descarga de WhatsApp a un teléfono Android

  1. Para descargar WhatsApp a tu teléfono Android, entra en Google Play.
  2. Una vez dentro, pulsa sobre Buscar y escribe «WhatsApp» en el buscador.
  3. Cuando lo hayas localizado, haz clic sobre su ícono y después sobre Instalar.

Como el modo imperativo expresa mandato, dirigirse al lector de esa manera a veces puede parecer «chocante». Por ello, también se utilizan otros recursos gramaticales para formular indicaciones:

  • El futuro de obligación. P. ej.: se consignará, se utilizará, etc.
  • Las perífrasis verbales de obligación:

-Deber + infinitivo. P. ej.: debe colocar, debe completar, etc.
-Tener que + infinitivo. P. ej.: tiene que colocar, tiene que completar, etc.

Asimismo, al formular indicaciones también se usan expresiones más impersonales. Estas no se dirigen a un lector concreto y generalizan la indicación:

  • El infinitivo. P. ej.: tramitar, notificar, etc.
  • El «se» generalizador. P. ej.: se tramita, se notifica, etc.

Por otro lado, en las Recomendaciones para la redacción de instrucciones se brinda este consejo.

Escribe las instrucciones conjugando los verbos en la segunda persona gramatical; es decir, como si te dirigieras al lector. Ejemplo (se han destacado los verbos en segunda persona):

  1. Accede al material de lectura y a los videos del módulo 1: identificación de impactos de la gestión empresarial desde la cadena de valor.
  2. Analiza la situación desde una perspectiva organizacional; identifica los grupos de interés de este caso y explica la situación desde una perspectiva ética.

En dicho documento, se explica que así el lector se reconoce como interlocutor en la comunicación y, por tanto, se involucra más. Respecto del uso de los otros recursos gramaticales, se precisa que estos no ayudan a conectar al autor con el lector; además, las instrucciones se perciben más como un listado «frío» o ajeno al proceso de aprendizaje que experimenta el lector.

Opciones para presentar instrucciones: conectores o números

Según el Manual de escritura, con el fin de marcar el orden de las instrucciones y facilitar su comprensión, estas deben presentarse en párrafos diferentes empleando una de estas dos opciones:

I) Conectores. Esta opción permite establecer mediante palabras el orden cronológico del procedimiento. Resulta recomendable si se presentarán pocas instrucciones. Ejemplo (se han destacado los conectores utilizados):

Rellenar un cheque

En primer lugar, en el recuadro central, escribe el nombre del beneficiario, precedido de la letra «a».
A continuación, en el recuadro correspondiente, especifica el monto, en números y en letras.
Para terminar, firma el cheque en el espacio reservado para ello.

Si desean conocer cuáles son los conectores que permiten organizar del texto y también añadir información adicional, pueden revisar este contenido.

II) Números. Esta opción resulta recomendable si se presentarán muchas instrucciones. Ejemplo:

Instalación manual de Windows 7 SP1 desde Windows Update.

1) Selecciona el botón Inicio > Todos los programas > Windows Update.
2) En el panel izquierdo, selecciona Buscar actualizaciones.
3) Si se encuentran actualizaciones importantes, selecciona el vínculo para ver las disponibles. En la lista, selecciona Service Pack para Microsoft Windows y después Aceptar.
4) Selecciona Instalar actualizaciones. Es posible que te pidan una contraseña de administrador o que te soliciten confirmar tu elección.
5) Sigue las instrucciones para instalar SP1.
6) Una vez instalado el SP1, inicia sesión en tu equipo. Si deshabilitaste el antivirus antes de la instalación, no te olvides de volver a activarlo.

Al respecto, en Afilar el lapicero Cassany aconseja preferir las cifras arábigas (1, 2, 3) a las romanas (i, ii, iii) y a las letras (a, b, c), porque son más claras para presentar instrucciones; además, recomienda emplear decimales en las secuencias largas (1.1; 1.2; 2.1; 2.2), sin abusar.

De otra parte, en el manual Comunicación electrónica del Instituto Vasco de Administración Pública, se explica que se deben utilizar viñetas en lugar de números si el orden de los ítems carece de importancia. Ello se sugiere cuando se presentan recomendaciones, para que el lector no piense que se trata de instrucciones que se deben realizar paso a paso.

Queda pendiente brindarles otras pautas para redactar textos funcionales eficaces. Por ello, me comprometo a escribir sobre dichos consejos en mi siguiente artículo. Me despido hasta una próxima oportunidad.