En mi artículo anterior , presenté una pauta básica para escribir con claridad: escoger las palabras más adecuadas para el sentido y el tono de lo que se desea comunicar. Ello implica elegir palabras cortas y reemplazar expresiones largas; además, evitar los «verbos de apoyo», las palabras repetidas y los «comodines».

Dicha recomendación forma parte del método de la comunicación clara, propuesto por los expertos españoles Estrella Montolío y Mario Tascón, y planteado en su libro El derecho a entender. En esta oportunidad, presentaré algunos de sus consejos para escribir oraciones de manera eficiente.

Cabe precisar que, en un artículo anterior , había presentado algunas de sus recomendaciones sobre ese tema: controlar la longitud de las oraciones, entre veinte y treinta palabras como máximo; seguir su orden natural (sujeto + verbo + complementos); utilizar la voz activa y colocar la información relevante al principio.

A continuación, presentaré otros consejos para escribir oraciones, basándome en los aportes de los mencionados autores y en los planteamientos del experto español Daniel Cassany; además, en el Manual de escritura académica y profesional, El libro del español correcto y la normativa de la RAE:

1) Puntuar correctamente los incisos, colocarlos adecuadamente y reducir su extensión

En este apartado, he optado por subdividir la recomendación inicial en tres consejos distintos. Cada uno aborda un aspecto específico sobre los incisos -su puntuación, ubicación y extensión- y los tres en conjunto les permitirán utilizarlos bien para escribir oraciones de manera eficiente.

Según la RAE, los incisos son elementos suplementarios que aportan precisiones, ampliaciones o rectificaciones a lo dicho en la oración. Existen secuencias necesariamente incidentales, como las explicativas. Para graficarlo, se plantea el siguiente ejemplo (se ha destacado con negrita el inciso):

La presentación de Alberto Romero, el especialista en RR. HH., fue muy concurrida.

1.1) Puntuar correctamente los incisos

Montolío y Tascón afirman que, si se requiere incluir incisos en la oración para ampliar o matizar información, se debe marcarlos debidamente mediante la puntuación. Al respecto, la RAE señala que normalmente dichos elementos aparecen intercalados en la oración y se escriben entre comas. Ejemplos:

El proyecto, según lo acordado, se iniciará en febrero.

Los dispositivos, en especial los celulares, son muy útiles.

Dicha institución indica que, otras veces, los incisos encabezan o cierran la oración, y deben aparecer igualmente separados mediante coma. Ejemplos:

Según lo acordado, el proyecto se iniciará en febrero.

Los dispositivos son muy útiles, en especial los celulares.

Cabe acotar que la omisión de una de las comas que deben encerrar los incisos cuando están intercalados en la oración es uno de los errores más frecuentes en los documentos. Al respecto, en su libro Enseñar lengua, Cassany afirma que el mal uso de la puntuación es uno de los «síntomas» gramaticales habituales de deficiencias en la redacción. En particular, los incisos sin comas -o solamente con una- son uno de los problemas de puntuación del texto según este autor.

Para explicar lo expuesto, se presenta el siguiente ejemplo, tomado de la Ortografía de la lengua española de la RAE (se ha destacado el inciso mal puntuado debido a la falta de una coma):

Al acto acudieron más de doscientos alumnos, quienes junto a sus padres, aplaudieron con entusiasmo las palabras del famoso conferenciante.

Asimismo, cabe precisar que una oración puede variar su significado según se coloquen o no las comas para marcar los incisos. Para graficarlo, se presenta el siguiente ejemplo, tomado del libro Redacción sin dolor, de Sandro Cohen (se ha destacado el inciso de la primera versión):

a) Premiaron a todos los trabajadores, que tuvieron un buen desempeño durante el año pasado.

(Marcando el inciso mediante la coma, se explica por qué se premió a todos los trabajadores: por haber tenido un buen desempeño durante el año pasado).

b) Premiaron a todos los trabajadores que tuvieron un buen desempeño durante el año pasado.

(Sin marcar mediante una coma el elemento destacado en (a), se especifica que se premió solamente a los trabajadores que tuvieron un buen desempeño durante el año pasado).

Si desean conocer cuándo un elemento constituye un inciso y debe ir entre comas, pueden revisar el siguiente contenido.

1.2) Colocar adecuadamente los incisos

Montolío y Tascón señalan que es conveniente colocar los incisos en una posición de la oración en la que no interrumpan la lectura: al inicio o al final; además, se debe procurar que no rompan la contigüidad entre el sujeto y el verbo.

Sobre este punto, en su libro La cocina de la escritura, Cassany afirma que el inciso puede estorbar o incluso confundir la lectura, si se inserta entre elementos que deben aparecer juntos. Asimismo, brinda la siguiente recomendación, como uno de sus consejos para escribir oraciones eficientes:

«Sitúa los incisos en la posición más oportuna: que no separen las palabras que están relacionadas».

Para explicar lo expuesto, se presenta el siguiente ejemplo, tomado y adaptado de El libro del español correcto (se ha destacado el inciso en cada versión):

a) Las empresas eléctricas, después de impuestos, obtuvieron unos beneficios de 230 millones de euros.

b) Las empresas eléctricas obtuvieron unos beneficios de 230 millones de euros, después de impuestos.

De estas dos versiones, la (b) resulta mejor, ya que el inciso no interrumpe la lectura en esa posición -al final-; además, no se rompe la contigüidad entre el sujeto (Las empresas eléctricas) y el verbo (obtuvieron), que deben aparecer juntos.

1.3) Reducir la extensión de los incisos

En El libro del español correcto, se precisa que se deben limitar las explicaciones y las aclaraciones a lo imprescindible. Al respecto, Cassany recomienda reducir los incisos a menos de 15 palabras. Ello es necesario porque dichos elementos desvían la atención hacia aspectos secundarios, lo que dificulta la comprensión del mensaje.

Para explicar lo anterior, en dicha fuente se presenta el siguiente ejemplo (se ha destacado el inciso excesivamente largo).

Opción desaconsejable:

a) En estos momentos en los que es entendible que exista preocupación y duda sobre el correcto funcionamiento y utilización de los recursos y financiación de los diferentes organismos que contribuyen a complementar la actividad universitaria, se hace necesario, por los que tenemos la responsabilidad de gestionarlos, el proporcionar una información clara y exacta que permita a la comunidad universitaria conocer mejor y, si es posible, reconocer la función que se realiza desde estos organismos.

En este ejemplo, el inciso es tan largo (35 palabras) que supera incluso la máxima extensión recomendable para una oración (30 palabras). Ante esta situación, en dicha fuente se explica que la mejor solución es eliminar las informaciones innecesarias. No obstante, si se deben conservar todos los datos contenidos en los incisos, la solución es dividir la información en dos o más oraciones.

En esa misma línea, para evitar los incisos largos, en su libro Afilar el lapicero, Cassany recomienda colocar las explicaciones y las matizaciones indispensables en otras oraciones. Para explicarlo, se presenta el ejemplo anterior ya reformulado (se ha destacado la oración derivada del inciso largo).

Opción recomendable:

b) Se entiende que en estos momentos de crisis preocupe el correcto funcionamiento, la utilización de los recursos y la financiación de los organismos que componen la Universidad. Por ello, los que tenemos la responsabilidad de gestionarlos debemos proporcionar información clara y exacta, que permita a la comunidad universitaria conocerlos mejor y, si es posible, reconocer la función que realizan.

Para finalizar este primer apartado, cabe precisar que al escribir oraciones no se deben confundir los incisos -elementos suplementarios- con los complementos circunstanciales. Según la RAE, estos últimos especifican las circunstancias -tiempo, lugar, compañía, instrumento, cantidad, modo, finalidad y causa- que acompañan a las acciones o a los procesos.

Si desean conocer los usos de la coma para delimitar los complementos circunstanciales, y más sobre los incisos, pueden leer este artículo anterior.

2) Eliminar lo innecesario

Montolío y Tascón recomiendan eliminar las palabras innecesarias y la información que no sea estrictamente relevante en las oraciones. Cassany también sugiere lo mismo, como uno de sus consejos para escribir oraciones eficientes:

«Elimina las palabras y los incisos irrelevantes. Quédate solo con lo esencial».

Respecto de este tema, en El libro del español correcto, de igual modo se aconseja eliminar lo innecesario. En dicha fuente, se precisa que se deben descartar expresiones que pueden desaparecer de los textos sin que el mensaje se resienta en absoluto.

Para explicar lo expuesto, se presenta el siguiente ejemplo, tomado y adaptado de la Guía Práctica de Comunicación Clara del Ayuntamiento de Madrid, elaborada por Montolío y su equipo (se han destacado las palabras que no aportan información relevante):

a) Insistió reiteradamente en que el tema que claramente preocupa es lo que sería la falta de espacio.

b) Insistió en que preocupa la falta de espacio.

De estas dos versiones, la (b) resulta mejor, ya que se ha eliminado todo lo innecesario y se ha considerado únicamente lo esencial.

3) Evitar el uso excesivo del estilo nominal

Montolío y Tascón sugieren optar por un estilo verbal que por uno nominal; es decir, utilizar más verbos conjugados que sustantivos de significado similar. Cassany también recomienda no abusar del estilo nominal, como uno de sus consejos para escribir oraciones eficientes. Según este autor, en los lenguajes periodístico y administrativo modernos, existe una creciente tendencia hacia el estilo nominal; esto es, la proporción de sustantivos supera ampliamente la de verbos en cada oración. Así la redacción pierde claridad y se torna abstracta.

Sobre este punto, en el Manual de escritura académica y profesional se indica que el estilo verbal (más verbos) facilita más la comprensión que el estilo nominal (más sustantivos), en parte porque el nominal se basa en palabras más largas, derivadas y abstractas. Al respecto, en El libro del español correcto se indica que usar verbos en lugar de sustantivos para expresar acciones permite ser más directo, claro y breve al redactar.

Para explicar lo expuesto, se presenta un ejemplo tomado y adaptado del Manual de escritura (en la primera versión, se han destacado los sustantivos que pueden reemplazarse por verbos):

a) La propuesta de constitución de una comisión para la revisión de los sistemas de seguridad se aceptó.

b) La propuesta que constituye una comisión que revise los sistemas de seguridad se aceptó.

En estas dos versiones, la (a) presenta un uso excesivo del estilo nominal: se utilizan 6 sustantivos y solamente un verbo. Por el contrario, la (b) resulta mejor, ya que se han transformado algunos sustantivos -constitución y revisión- en verbos -constituye y revise-; así se facilita más la comprensión, dado que se ha redactado de manera más directa, clara y breve.

4) Evitar la acumulación de elementos de negación

Montolío y Tascón aconsejan que, si se puede elegir (más adelante desarrollaré esta condición), se debe optar siempre por la formulación afirmativa de la idea, más comprensible y fácil de interpretar. Ello es necesario porque las oraciones que incorporan varios elementos de modalidad negativa son más difíciles y más lentas de procesar que las oraciones afirmativas correspondientes.

En esa misma línea, Cassany también recomienda no abusar de las negaciones, como uno de sus consejos para escribir oraciones eficientes. Este autor afirma que las oraciones negativas son difíciles de entender, porque requieren más atención y tiempo que las afirmativas. Asimismo, añade que muchas veces podemos sustituir las negativas con formulaciones más positivas.

Para explicar lo expuesto, en su libro Afilar el lapicero Cassany plantea el siguiente ejemplo (se han destacado las modificaciones realizadas en la formulación afirmativa, es decir, la segunda versión):

a) No se prevé que el anticipo pueda ser inferior al 80% del sueldo.

b) Se prevé que el anticipo sea del 80% del sueldo o superior.

De estas dos versiones, la (b) resulta mejor, ya que según este autor se ha ganado claridad en la oración al transformar la negación (a) en una afirmación.

Sin embargo, Cassany matiza esta recomendación en dicha obra. Allí también este autor señala que no siempre es posible transformar una negación en una afirmación equivalente, dado que entre ambas puede haber matices significativos. Para explicarlo, plantea el siguiente ejemplo:

Según lo que se expresa en la carta, la asociación no desea que la reunión con nuestros representantes sea difícil y poco amistosa.

En este caso, Cassany explica que la idea de «no desear una reunión difícil y poco amistosa» es bastante diferente de «quererla fácil y amistosa». Es decir, dicha negación no se puede eliminar sin modificar el significado de la oración. Por tanto, en este ejemplo no se puede elegir la afirmación.

Con este artículo, culmino la serie de aportes dedicados a explicar las pautas básicas para escribir con claridad, incluidas en el método de la comunicación clara. En lo sucesivo, me comprometo a presentarles recomendaciones para redactar textos funcionales en los entornos profesionales. Me despido hasta una próxima oportunidad.