Produtividade inteligente: métodos para organizar o tempo

No ano de 1981, Mario Quintana trouxe em seus versos a reflexão poética sobre a organização do tempo:

A vida é o dever que nós trouxemos para fazer em casa. Quando se vê, já são seis horas! Quando se vê, já é sexta-feira! Quando se vê, já é natal… Quando se vê, já terminou o ano… Quando se vê perdemos o amor da nossa vida. Quando se vê passaram 50 anos! Agora é tarde demais para ser reprovado… Se me fosse dado um dia, outra oportunidade, eu nem olhava o relógio. Seguiria sempre em frente e iria jogando pelo caminho a casca dourada e inútil das horas… Seguraria o amor que está a minha frente e diria que eu o amo… E tem mais: não deixe de fazer algo de que gosta devido à falta de tempo. Não deixe de ter pessoas ao seu lado por puro medo de ser feliz. A única falta que terá será a desse tempo que, infelizmente, nunca mais voltará.

Embora tenham se passado quarenta e três anos desde a escrita do poema “O tempo”, o tema continua relevante, com muitas pessoas ainda não sabendo como gerenciá-lo. Há um trava-língua paradoxal que o próprio tempo questiona a sua natureza: "O tempo perguntou ao tempo quanto tempo o tempo tem. O tempo respondeu ao tempo que o tempo tem tanto tempo quanto tempo o tempo tem".

E você, sabe usar o seu tempo? Sente que as 24 horas não são suficientes para fazer tudo o que precisa? Saiba que não está sozinho, pois 62% dos brasileiros experimentam essa sensação devido ao excesso de demandas em suas rotinas, de acordo com a pesquisa da Associação ISMA-BR (International Stress Management Association Brasil). Outro estudo, chamado “Índice Anatomia do Trabalho Global”, realizado pela Asana, empresa de software de gestão do trabalho, ouviu 9.615 profissionais e verificou que, em média, eles gastam 58% da jornada com trabalho improdutivo, 33% com trabalho qualificado e apenas 9% com trabalho estratégico. Diante desses dados alarmantes, surge a pergunta: como gerenciar o tempo para uma produtividade eficaz?

Em um mundo repleto de distrações, a habilidade de organizar o tempo para o que realmente importa tornou-se crucial. A produtividade inteligente não se trata apenas de fazer mais em menos tempo, mas sim de priorizar tarefas e atividades alinhadas com nossos objetivos e valores. Aqui encontrará três estratégias, instituídas por diferentes pensadores, que se conectam em busca da relação saudável entre tempo, dinheiro e felicidade.

Técnica Pomodoro

Concebida por Francesco Cirillo¹ na década de 1980, é uma estratégia essencial para aumentar a eficiência no trabalho. Esta abordagem envolve períodos curtos e cronometrados de trabalho, intercalados com breves pausas, promovendo o foco, concentração e maximização da produtividade ao longo do dia.

O nome "Pomodoro" deriva do timer de cozinha em formato de tomate que Cirillo utilizava enquanto estudante universitário. Ele escolheu esse dispositivo por sua disponibilidade em casa e pelo estímulo visual que o formato de tomate proporcionava, ajudando-o a manter a atenção. Sendo assim, a denominação "Pomodoro" tornou-se sinônimo da técnica, que ganhou popularidade e é amplamente empregada na atualidade. Mas como aplicá-la?

Escolha uma tarefa para realizar: Comece definindo claramente qual é a atividade a ser realizada durante o período de tempo determinado.
Defina um timer para um período de trabalho de 25 minutos, conhecido como um "Pomodoro": Esse intervalo foi escolhido por ser suficientemente curto para manter o foco, mas suficientemente longo para fazer progresso significativo em uma tarefa.
Concentre-se exclusivamente na tarefa durante o intervalo do "Pomodoro": Evite distrações e mantenha o foco total na atividade em mãos.
Ao término do tempo determinado, faça uma pausa curta de 5 minutos: Isso ajuda a manter a motivação e a avaliar como você está utilizando seu tempo de maneira eficaz.
Repita esse ciclo de trabalho e pausa por mais três vezes, totalizando quatro "Pomodoros": Isso é essencial para manter a produtividade, a concentração e o equilíbrio ao longo do dia.
Após completar quatro "Pomodoros", faça uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos. Essa pausa mais longa ajuda a recarregar as energias e a relaxar antes de iniciar outro ciclo de Pomodoros.
Registre seu progresso: Registrar seu progresso pode ajudar a manter a motivação e a avaliar como você está utilizando seu tempo de maneira eficaz.

Matriz de eisenhower

Desenvolvida por Dwight D. Eisenhower, é uma ferramenta crucial para priorizar tarefas com base na importância e urgência. Dividindo as atividades em quatro quadrantes, ela direciona o foco para o que realmente importa:

Importante e Urgente: São tarefas que demandam atenção imediata, como crises ou prazos próximos. Devem ser tratadas sem demora.
Importante, mas Não Urgente: Tarefas significativas para objetivos de longo prazo, como planejamento estratégico ou desenvolvimento pessoal. Podem ser adiadas, mas exigem planejamento.
Urgente, mas Não Importante: São atividades que parecem urgentes, mas não contribuem para metas de longo prazo. Devem ser minimizadas ou delegadas para manter o foco nas prioridades importantes.
Não Importante e Não Urgente: Tarefas de baixa prioridade, como entretenimento sem propósito. Devem ser evitadas para liberar tempo para atividades mais produtivas.

Método Time Smart

Proposto por Ashley Whillans, pesquisadora da Universidade de Harvard, oferece insights valiosos sobre como as pessoas podem utilizar melhor seu tempo. Considerando a interseção entre tempo, dinheiro, felicidade e políticas públicas, destaca a importância de priorizar atividades que tragam satisfação pessoal e bem-estar, mesmo que isso signifique abrir mão de ganhos financeiros imediatos. Ao propor métodos práticos, como a alocação de tempo para atividades que promovam o equilíbrio entre trabalho e lazer, além da redução de compromissos não essenciais, Whillans oferece uma abordagem inovadora para uma vida mais gratificante e equilibrada.

Alocação de Tempo para Atividades Significativas: Priorize atividades que promovam equilíbrio entre trabalho e lazer, reservando tempo para atividades que tragam satisfação pessoal e bem-estar.
Redução de Compromissos Não Essenciais: Elimine ou reduza compromissos que não contribuam para os objetivos de longo prazo, priorizando apenas aquelas que são verdadeiramente importantes.
Abordagem "Dólares da Felicidade": Valorize o tempo tanto quanto o dinheiro, convertendo o ganho de felicidade em ganhos financeiros imaginários. Isso envolve reconhecer o valor intrínseco do tempo bem utilizado e priorizar atividades que contribuam para a felicidade e o bem-estar pessoal.

Essas estratégias, baseadas em pesquisas empíricas, oferecem um caminho para uma vida mais gratificante e equilibrada, onde o tempo é visto como um recurso precioso a ser investido sabiamente. Em suma, a produtividade inteligente não se resume apenas a trabalhar mais, mas sim a trabalhar de forma mais eficaz, concentrando-se nas atividades que realmente agregam valor à nossa vida. Ao adotar técnicas comprovadas e integrar o autocuidado à rotina, podemos maximizar nosso tempo e alcançar resultados extraordinários.