En el mundo actual, lleno de apps e inteligencia artificial, la automatización se ha convertido en una herramienta fundamental para ahorrar tiempo y optimizar el trabajo. Con un buen uso de estas tecnologías, puedes reducir las tareas repetitivas para enfocarte en lo que realmente importa.

Venimos haciendo las cosas de la misma forma desde hace varias décadas y, a pesar de que muchos de los sistemas que utilizamos se han ido actualizando poco a poco, poder sacar mayor provecho de las herramientas que han ido surgiendo los últimos años puede facilitarnos significativamente el trabajo. Con esto en mente, a continuación van algunas recomendaciones que pueden ayudarte:

  1. Plantillas de respuestas nativas de Gmail: si utilizas esta plataforma, hay una opción muy útil que puedes habilitar. Basta con ir a Configuración>avanzadas y activar la opción de “Plantillas”. Una vez hecho esto podrás escribir un correo tipo y, en los tres puntos, opción “Plantilla” agregarla al repertorio, eliminarla o editarla. Después, en cualquier correo que escribas podrás ir directo a esa opción y agregar todo lo que guardaste en esa plantilla en solo un par de clics, y podrás editarlo antes de enviarlo.

  2. Briskine: si buscas una opción más eficiente y rápida que las plantillas nativas de Gmail está esta otra alternativa muy útil que es una extensión de Google Chrome, que permite crear numerosas plantillas que puedan ser agregadas a un correo con un comando que prefieras, entonces con tan solo una palabra, una letra o un símbolo podrás armar tus correos electrónicos muy rápida y fácilmente sin tener que redactar lo mismo una y otra vez.

  3. Chat GPT: esta inteligencia artificial es gratuita hasta cierto límite y sirve para muchas cosas, pero también puede ser muy útil cuando se trata del ámbito laboral, pues puedes alimentarle información variada y que te dé conclusiones, reportes y datos. También puede transcribir texto desde una imagen, puede ayudarte a hacer proyecciones productivas y financieras, planificar tu semana e incluso mejorar tus correos electrónicos para que sean más formales o más amables según lo que necesites.

  4. Trello: si bien no es en sí una herramienta de automatización sino de productividad, Trello permite organizar toda tu vida en un formato amistoso, intuitivo y muy completo. Además de ello, tiene algunas herramientas de automatización que pueden ser muy útiles según cómo organices tus tableros, como crear reglas, programar acciones o manejarte con un calendario. Puedes recibir toda la información del tablero en tu correo en el formato y frecuencia que prefieras y, además, cuenta con Power-Ups, que son aplicaciones que se pueden agregar para cumplir distintas funciones, entre las que se encuentran crear reportes, obtener resultados en distintos formatos visuales, añadir acciones masivas y también colocar botones personalizados.

  5. Macros de Excel: esta herramienta requiere un poco más de trabajo en el proceso de aprendizaje y configuración, aunque Chat GPT puede también ayudarte con ello. Se trata de un poderoso sistema que permite automatizar tareas repetitivas, de modo de ahorrar tiempo y también ayudar a reducir el error humano. Las posibilidades son amplias, se crean en Excel y se pueden conectar con una gran variedad de programas para poder, por ejemplo, crear documentos, adjuntar archivos, automatizar el envío de correos electrónicos y actualizar contenidos.

  6. Zapier: esta herramienta viene con superpoderes, pues permite conectar una gran cantidad de aplicaciones, redes sociales y mucho más, para crear “Zaps”, que son automatizaciones basadas en la conexión de distintos sistemas. Por ejemplo, puedes conectar aplicaciones del tiempo para que te envíe un correo cuando vaya a llover, o conectar herramientas productivas con Google Drive para que te cree automáticamente un excel con la información que necesites. Incluso, para aún más eficacia, puedes utilizar Zapier con algunos sistemas de productividad como el mismo Trello, o Notion y también Slack, entre muchos otros. Esto es especialmente útil para equipos que gestionan múltiples plataformas y desean integrar flujos de trabajo sin intervención manual.

Estas son solo algunas de las opciones que hay para que el trabajo se pueda alivianar y podamos dedicar más tiempo a mejorar procesos, analizar resultados y hacer más de aquello que es realmente importante, mientras las herramientas se encargan de todo lo que sea automatizable. La tecnología puede ser un gran apoyo y esta es una buena forma de ponerla de nuestro lado.