Redigere un piano d’azione strutturato e cronologico può far raggiungere il risultato desiderato in ogni ambito della vita. Per prima cosa è importante che il piano d’azione sia scritto, se non lo fosse dopo pochi giorni lo avremmo dimenticato. La creazione di un piano d'azione efficace inizia con l'avere un fine, una visione o un obiettivo ben chiaro. Il suo scopo è quello di portarvi dallo stato attuale al compimento dell'obiettivo che avete dichiarato. Potenzialmente, con un piano d'azione ben progettato, potreste riuscire a raggiungere qualunque meta desideriate.

Per iniziare ad inquadrare il vostro piano d’azione potrà esservi utile rispondere a queste domande:

  • Che cosa devo fare? ...
  • Come posso farlo? ...
  • Dove lo farò? ...
  • Quando lo farò? ...
  • In che sequenza?

Mentre elaborate il piano d'azione, prendete appunti riguardo ogni informazione o passaggio. Potrebbe essere utile avere a disposizione un raccoglitore con differenti sezioni, etichettate in modo chiaro, in cui organizzare i vari aspetti del piano. Ecco un elenco di possibili sezioni utili:

  • Idee e annotazioni varie.
  • Programma giornaliero.
  • Programma mensile.
  • Tappe intermedie.
  • Ricerche.
  • Controlli e approfondimenti.
  • Persone coinvolte e relativi contatti.

Decidete chiaramente che cosa volete. Più l'obiettivo è vago, tanto meno efficace risulterà il piano d'azione. Definite nel dettaglio che cosa volete ottenere e fatelo il prima possibile, preferibilmente prima di dare inizio al progetto.

Siate specifici e realistici nell'elaborare il vostro piano d'azione. Avere un obiettivo ben chiaro è solo l'inizio. Dovete essere specifici e realistici in ogni aspetto del progetto, ad esempio dovete accertarvi che sia il piano di lavoro, sia i traguardi intermedi e finali siano concreti e raggiungibili.

Essere specifici e realistici quando si formula un progetto a lunga scadenza serve a prevenire lo stress che generalmente accompagna i progetti mal concepiti, a causa dei quali non si rispettano le scadenze o si è costretti a estenuanti nottate di lavoro. Fissate dei traguardi intermedi misurabili. Ogni tappa marca un punto significativo lungo la strada che vi porterà alla meta finale. La strategia migliore consiste nell'organizzare i traguardi intermedi partendo dalla fine (dal raggiungimento dell'obiettivo), andando poi a ritroso verso il momento e le circostanze presenti. Fissare delle tappe può aiutarvi a rimanere motivati. Frammentando il lavoro in piccoli compiti e mete tangibili non sarete infatti costretti ad attendere la conclusione del progetto per sentirvi soddisfatti per ciò che avete fatto fino a quel momento.

Fate attenzione a non stabilire delle tappe intermedie eccessivamente distanti o ravvicinate tra loro, per evitare che trascorra troppo, o troppo poco, tempo tra l'una e l'altra. In generale, è meglio fissare un traguardo ogni due settimane. Suddividete i compiti più impegnativi in singole azioni più facili da gestire. Alcuni incarichi o traguardi intermedi potrebbero sembrare più ostici di altri. Se vi sentite intimoriti da una grossa mole di lavoro, potete alleviare lo stress e far sembrare il compito più realizzabile frammentandolo in singole mansioni più facili da portare a termine.

Create un elenco di attività programmate. Fate una lista delle cose che dovete portare a termine per poter raggiungere le varie tappe. Una lista di per sé non è efficace, quindi è indispensabile aggiungere delle scadenze temporali associate ad azioni specifiche che dovrete compiere. Fissate una scadenza per ogni attività. Senza un termine temporale specifico, ogni incarico rischierà di espandersi in modo indefinito, occupando tutto il tempo a disposizione. Alcuni compiti potrebbero rimanere inconclusi. Qualunque sia la suddivisione che avete scelto per il vostro piano d'azione, è essenziale assegnare un arco temporale specifico a ogni singola fase.

Create una rappresentazione visuale del vostro piano d'azione. Dopo aver elencato le cose che dovete fare e aver fissato delle scadenze specifiche, il passaggio seguente consiste nel creare una rappresentazione visuale della vostra strategia. Conservate la rappresentazione visuale in un luogo facilmente accessibile. L'ideale è poterla appendere su una parete della stanza a voi ben visibile. Spuntate le cose già fatte, a mano a mano che progredite. Oltre a darvi un forte senso di soddisfazione, farlo vi aiuterà a rimanere motivati perché vi darà una visione chiara dell'ottimo lavoro svolto fino a quel momento.

Non fermatevi fin quando non avete raggiunto l'obiettivo finale. Una volta che il piano d'azione è stato stabilito e dopo aver fissato i traguardi intermedi, il passo successivo è molto semplice: fare ogni giorno quello che serve per raggiungere la meta finale.

Se necessario, rivedete le scadenze, ma non arrendetevi mai!